檔案處推社媒指引 各部門應30日內收納「信息檔案」

【明報專訊】政府網站及社交網站存檔近年備受關注，審計報告及申訴署過去也曾調查。本報發現，政府檔案處去年4月已推出社交媒體檔案指引，建議政策局及部門檢討最少第六屆（現屆）政府任期起的官員及政策局社交媒體信息需否收納為檔案。根據指引，各部門應在30日內將視為社交媒體檔案的內容收納於系統，或在發布內容前收納。

據悉，去年推出指引後，有部門陸續收納2022年7月起部門社交媒體帖文。

6因素界定屬須否收納 未一刀切

指引未「一刀切」將政府發布的社媒內容視為檔案，而是要涉及部門政策、或只在社交媒體提供且與部門服務有關等6項因素任何其一（見表）。指引提及部門應最少檢討第六屆政府任期起的官員或部門社媒內容，高官自行管理的個人帳戶公眾一般也視為官方帳戶，也應按指引判別。

近年《施政報告》附篇提及，今年底前全面推行電子檔案保管系統。根據行政署去年4月通告，部門一般應將電子信息檔案在開立或接收的30日內收納。政府檔案處指引則提及，處理公務的電郵、短訊、WhatsApp和微信等即時通訊均可視為電子信息，應參考部門業務規則決定是否屬檔案。

學者：高官有時只社媒提政策 應保存紀錄

港大社科學院榮休教授卜約翰認為，檔案處的指引固然是進步，尤其部分高官有時只透過社交網站提及政策或感想，社會早就需要保存相關紀錄。他說，即使官員社交網站重複新聞稿內容，本身也要完整檔案，同時這也突顯需要檔案法，確保存檔做法符合公眾利益，避免任意而為。指引未具體提及過時政府網站，卜約翰說舊網站也要保存，尤其改為數碼存檔，不再佔據大量實體面積。

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