柴文瀚：區會簡化會議紀錄 違背政府當年原意

【明報文章】區議會會議紀錄的撰寫方式差異，大概源於2006年當局透過《會議記錄撰寫程序改善方案》文件向各區議會提出建議，由各區自行決定採用「詳盡記名」、「撮要記名」、「撮要不記名」或「直述決定／結果」模式；除各區議會大會必須維持「詳盡記名」，各委員會及工作小組則按情况四選其一。

20年前交各區自行決定 按情况善用資源

重讀上述文件，民政總署稱曾在2005年做顧問研究，每個小時的「詳盡記名」會議紀錄，平均要用16個小時撰寫及覆核，面對會議日益頻繁，預計必定耗用更多資源，也會令公眾無法在短時間內查閱，減低透明度；同時又指該計劃縮短篇幅、減少用紙（作者按：仍屬紙本文件為主的時期），合乎環保原則，並且有計劃逐步把會議錄音在會後盡快上載官方網頁，方便市民。

大部分區議會都在2006年中陸續自行決定會議紀錄安排；而網上收聽會議錄音實在方便，通常會後數天內上載，不用等候下次會議通過官方紀錄。無論公眾想即時了解問題進度，又或是區議員本身想找回發言實况，很快就習慣使用；配合隨後官方文字紀錄，在電腦以名稱或詞語搜尋特定事項，應用資料事半功倍。

20年前目標清晰，當局純粹交由各地區黨派自行決定如何配合情况，善用資源，較年輕的區議員就想藉機推動會議電子化。

而2008年開始，直至第六屆區議會中期的2022年，各區可動用地區小型工程計劃和社區參與計劃的撥款，當中包括於區內興建巴士站避雨亭、改善行人路、大小公園管理、康文署訓練班、地區節日活動等，每年分別有數千萬元，按常理區議會轄下委員會及工作小組都會獲得授權處理。

權力增加，公眾期望自然同步提升，區議員更有責任採納最妥當安排，處理公眾對會議紀錄的要求。因此不同地區有不同做法，也見得合情合理。

可是，本屆區議會除了夾硬統一全港會議常規，委員會及工作小組會議紀錄也全部變為「撮要不記名」，各區無法再根據實際情况，即是例如會議人數或工作小組職權多少，自行決定最佳方式，看似違背接近20年前仍然可以由各區自行決定的出發點。

再者，2021年過後，會議時間已大幅減少，目前多數會議只要一兩個小時就結束，跟過往「日以繼夜、夜以繼日」差天共地。換言之，為求善用資源進一步簡化會議紀錄的理據，過分依賴會議錄音，就是與2005年原意自相矛盾。與此同時，過往成功推動會議資料電子化，紙本文件大幅減少，早就並非環保問題。

明白昔日區議會運作之後，或會感更加奇怪的，就是民政總署回覆《明報》查詢時，竟然在新安排運作只有半年多的情况下，就說「現行撰寫會議紀錄方式行之有效」。要是沒有接觸過上述改動，必定以為這些都是自古以來不變的安排；實情卻是當局夾硬改變行之有效、授權地區可自行處理的共識。

對保存香港故事沒有好處

全球不同地方議會文獻，都是由研究某人某處個別歷史、教育公眾，到維護市民權益的基本資料。難以置信的是，為何各區沒有能力自行接受公眾問責、決定怎樣記錄會議情况。

現行措施絕非有如過往便利搜尋資料，甚至總會有人刻意逃避詳盡文字記錄，對於保存現今香港故事，從任何角度看都根本沒有好處。

作者是民主黨前南區區議員

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[柴文瀚]